1、選擇適宜的地點安裝復印，要注意防高溫、防塵、防震、防陽光直射，同時要保證通風換氣環境良好，因為復印時機發生微量臭氧，而操作人員更應該每工作一段時間就到戶外透透氣休息片刻。平時盡量減少搬動，要移動的話必定要水平移動，不可傾斜。為保證最佳操作，至少應在機器左右各留出90厘米，背面留出13厘米的空間（如機器接有分頁器，大約需要23厘米的距離。），操作和運用復印機應小心謹慎。

　　2、應運用穩定的交流電連接運用，電源的定額應為：220-240V、50Hz、15A。

　　3、每天早晨上班后，要打開復印機預熱預熱半小時左右，使復印機內堅持枯燥。

　　4、要堅持復印機玻璃稿臺清洗、無劃痕、不能有涂抹液、手指印之類的斑點，不然的話會影響復印作用。如有斑點，運用軟質的玻璃清洗物清洗玻璃。

　　5、在復印機工作過程中必定要在蓋好上面的擋版，以減少強光對眼睛的刺激。

　　6、假如需要復印書籍等需要裝訂的文件，請選用具有"分離掃描"（split scan feature）功能的復印機。這樣，能夠消除由于裝訂不平坦而發生的復印陰影。

　　7、假如您的復印件的背景有陰影，那么您的復印機的鏡頭上有可能進入了灰塵。此時，您需要對復印機進行專業的清洗。

　　8、當復印機面版顯示紅燈加粉信號時用戶就應及時對復印機進行加碳粉，假如加粉不及時可形成復印機故障或發生加粉撞擊噪音。加碳粉，時應搖松碳粉并按照說明書進行操作。切不可運用代用粉（假粉），否則會形成飛粉、底灰大、縮短載體運用壽命等故障，而且由于它發生的廢粉率高，實際的復印量還不到真粉的2/3。

　　9、當添加復印紙前先要檢查一下紙張是否干爽、潔凈，然后前后理順復印紙，待疊順整齊再放到紙張大小規格一致的紙盤里。紙盤內的紙不能超過復印機所答應放置的厚度，請查閱手冊來斷定厚度范圍。為了堅持紙張枯燥，可在復印機紙盒內放置一盒枯燥劑，每天用完復印紙后應將復印紙包好，放于枯燥的柜子內。

　　10、每次運用完復印機后，必定要及時洗手，以消除手上殘余粉塵對人體的傷害。

　　11、工作下班時要關閉復印機電源開關，切斷電源。不可未關閉機器開關就去拉插電源插頭，這樣會容易形成機器故障。

12、假如出現以下情況，請立即關掉電源，并請修理人員。A、機器里發出異響；B、機器外殼變得過熱；C、機器有些被損傷；D、機器被雨淋或機器內部進水。